För att vara medlem i Villaägareföreningen behöver vi några uppgifter om dig. Den här sidan beskriver hur vi hanterar dessa.

När ni registrerar er för medlemskap ingår ni ett avtal med föreningen. Detta avtal ger Lilla Björknäs Villaägareförening rätt att begära in de uppgifter vi behöver för att kunna nå dig med information eller för fakturering.

E-postadress

E-postadress är frivilligt att lämna, men det är bra om du gör det, eftersom det minskar föreningens kostnader och möjliggör snabbare kommunikation. Om du anger en e-postadress godkänner du även att vi skickar fakturan via e-post. Om du inte lämnar någon e-postadress (eller tar bort den senare) skickas fakturan via brev. Skulle en olycka inträffa eller någon gå bort sig i området, kan vi komma att använda e-postadressen för att sprida information eller be om hjälp. Vi lämnar inte ut e-postadressen i dessa fall.

Fakturaadress

Om fakturaadressen skiljer sig från fastighetens adress, behöver vi den. Detta gäller om du inte använder eller anger en e-postadress.

Uppgifterna sparas i vårt medlemsregister, som finns på föreningens nätdisk där bara styrelses medlemmar har tillgång efetr behov. Medlemsregistret uppdateras kontinuerligt och så fort någon vill ändra något. Uppdateringar sker även i bokförings- och faktureringssytemet utifrån ändringar i medlemsregistret. All gammal data sparas i ett år av säkerhetsskäl i separata filer ifall medlemsregistret eller bokförings- och faktureringssystemens data skulle bli fel av någon anledning. Utrensning av gamla filer görs i samband med fakturering varje vår.

Även om medlemsregister, bokförings- och faktureringssystemet kontinuerligt uppdateras och rensas så kräver bokföringslagen att all bokföring sparas sju år bakåt. I den bokföringen finns gamla fakturor med de uppgifter ni hade registrerade då. Dessa sparas digitalt i bokförings- och faktureringssystemet och på papper hos kassör. Efter sju år tas digital bokföringen bort och dokumentation på papper rensas på verifikationer inklusive fakturor. Det som återstår dvs, årsredovisning och styrelsemötesprotokoll etc. lämnas till Nackas lokalhistoriska arkiv i Dieselverkstaden i Sickla för arkivering. Inga personuppgifter går alltså till arkivering.